Todos os registros que foram lançados na ficha de campo, durante as coletas de sementes, são protocolados e recebem um código de controle interno de cada lote. Após o beneficiamento e triagem, as sementes são pesadas e seguem diretamente para semeio ou armazenamento. Todos os sacos de sementes possuem uma ficha de identificação contendo nome científico, nome popular, data de coleta, data de armazenamento, código das matrizes, código do lote e peso.

A viveirista Bethânia de Oliveira e Silva, do núcleo Gouveia, é a responsável por esse processo de controle de recebimento, beneficiamento, triagem e armazenamentos das sementes e criação do lote.